幹事さん必見!スムーズな合宿段取りのためのお役立ち情報
【PDFチェックリスト付き】 NEW

「合宿の予約をしたのはいいけど、あとは何をどう進めたらいいですか?」

予約後に合宿の幹事さんから最も多く聞かれるのが、この質問です。
テニス合宿をはじめ、サッカー合宿や野球合宿などが盛んになるシーズンは、 幹事さんや保護者の方からの質問なども多くなります。

そこでこのページでは、合宿準備のためのお役立ち情報をまとめています。
「お役立ちチェックリスト」もダウンロードできますので、 スムーズな合宿運営のためにぜひ
お役立て下さい。

合宿当日までおさえておきたい5つのポイント

  • 1. 問い合わせやご連絡の窓口はひとつにする

  • 中学校や高校の部活動などは顧問の先生が対応されますが、小学生のチームなどは監督さんやコーチの他、保護者の方も引率されるため、 大所帯になることがあります。

    連絡事項をスムーズにするために、ご連絡いただく代表者は一人にされることをお勧めします。
    複数の方からご連絡いただくことで、逆にチーム内で混乱が生じてしまうこともあります。

  • 2. 質問事項は幹事さんがとりまとめる

  • 保護者の方からあれこれ質問がある度に宿へ問合せしていると、幹事さんは大変。
    特別急ぐ質問である場合を除いて、他の方から寄せられる質問は、ある程度とりまとめてからお問い合わせされることをお勧めします。

    お電話が難しければメールでもOK。必ずお返事させていただきます。
    疑問に思うことは些細なことでも、遠慮なくお尋ね下さい。

  • 3. 各担当者を明確にしてチーム内で共有できるようにする

  • 「宿との連絡は●●さん」「買い物の手配は××さん」というように、それぞれの担当窓口を一つにしておくことをお勧めします。
    その担当者をチーム全体に事前に知らせておくことで、わからないことを誰に聞いたらいいのか、チーム全体で把握できるようになります。

  • 4. 予約後に届く郵便物を確認・宿の連絡先を登録しておく

  • 予約後には「ご予約確認書」「見積書」と合わせて「情報シート」をお届けします。 合宿当日までのタイムスケジュールと、お部屋割などを決定していただく資料になりますので、必ずご確認下さい。

    また、予約後は宿の連絡先を携帯電話などに登録しておくことも、意外と忘れがちです。
    知らない電話番号のため応答せず、宿からのご連絡が遅れてしまうこともあります。

  • 5. 連絡事項は目安の時期を忘れずにチェックする

  • 「情報シート」は、予約保証金の振り込み期日をはじめ、だいたいの人数を宿へ連絡いただく日程、 最終人数やお部屋割などを連絡いただく日程などを記入してお送りしています。
    だいたいの目安にしていただき、それまでに人数などの取りまとめをされることをお勧めします。

    特に人数が減る場合は、ご連絡が1日遅れるとキャンセル料が発生する場合もあります。
    お金に関わることなのでご注意下さい。


合宿の段取りがすばらしかった団体さんをお手本に

  • 役割分担表とスケジュール表を独自に作成

  • 「宿泊日までの保護者役割分担表」と「到着後~お帰りまでの選手・保護者のスケジュール表を作成し、 それぞれ決められた役割をこなすことで、大所帯にもかかわらずとてもスムーズに合宿が終了しました。

  • 「情報シート」を見ながらお電話

  • 宿へご連絡の際は、こちらから送付する「情報シート」を見ながらお電話を下さっていました。
    大人と子供の人数の内訳、食事時間、お部屋割りなど。そのため、確認事項に漏れがありませんでした。

何が疑問で、どんなことを心配していたか? Q&A

大人と子供の料金の違いはある?
6才以上は一般料金となります。
6才未満の料金についてはお問い合わせ下さい。
「合宿プラン」のページの料金表もご参照下さい。
合宿前に事前の支払いはできる?
可能です。お振込後に人数減など変更がある場合もあるため、見積額より少し低い金額でのお振込みをしていただき、 残額を当日に精算いただくようお願いしています。
お振込み先の詳細はご案内いたします。
1泊3食ではなく、夕食だけや昼食だけの参加はできる?
可能です。お食事のみの参加の場合は、1泊3食に比べて料金は少々高くなります。料金はお問い合わせ下さい。
あまり大人数の場合はお受けできないことがあります。
雨天予約のコンベンションホール(インドアコート)はキャンセル料が必要?
晴天でコンベンションホールを使用しなかった場合のキャンセル料は必要ありません。
合宿中、大金を持っておくのは心配。フロントで預かってもらえる?
貴重品預かりの受付をしていただいてお預かりします。
合宿前にお振込みしていただくこともできます。
本館1階の和室、2階の会議室は何名泊まれるの?
1階和室の定員は16名ですが、小学生は18名まで宿泊できます。
2階会議室は最大20名までですが、宿泊場所としての利用は合宿シーズンのみとし、客室の定員をどうしても超えてしまう場合のみとします。
合宿シーズン以外の会議室には寝具をご用意していません。
大人だけで打ち上げをしたい。場所はある?その場合お酒の持ち込みはできる?
本館会議室をご案内していますが、会議室を宿泊で利用されている場合は、客室でお願いします。 お酒の持ち込みは自由です。
レストランでのお食事の際はお持ち込みはできません。
子供が多いので、迷惑をかけないか心配。
本館は一団体の貸切となりますが、ログハウス宿泊の一般のお客様が展望風呂のご利用などで出入りされます。 子供さんには合宿のルールとして、事前に注意事項をお伝えいただけると助かります。
また、ログハウス宿泊の合宿の場合も同様に、近くの棟のお客様へのご配慮をお願いします。
洗濯はできる?有料?ハンガーや物干しはあるの?
洗濯機は3台、無料です。ハンガーや物干しも備えています。
本館裏に物干し竿がありますので、自由にお使いいただけます。
洗剤は持参して下さい。
持参のスポーツドリンクは冷やしてもらえる?
調理場の大型冷蔵庫でお預かりします。
練習時用に氷はもらえる?
ご用意します。真夏の大人数の団体様には、1日の必要量も多くなるため、制限させていただくことがあります。
事前に飲み物や荷物を宅配便で送っても大丈夫?
事前にお知らせいただき、休館日に当たらないようお送り下さい。
また、送り状に団体名を明記して下さい。
アレルギーがある子がいるが、食事はどうしたらいい?
ご本人または保護者の方に、料理長が直接お電話してお話をうかがいます。
アレルギーは個人差が大きいため、メニューをお知らせして必ず確認をしています。
食べられないメニューの場合は別メニューをご用意しますが、余裕をもって2週間前ぐらいまでに確認できるようお願いしています。
該当者は幹事さんがとりまとめ、お名前と連絡先など詳細を事前にお知らせ下さい。
到着時と、チェックアウトから帰るまでの荷物はどうしたらいい?
前後の他団体との調整もあるため、日程が近くなりましたら本館会議室または他の場所をご案内します。
近隣病院の住所と連絡先は?
事前に救急病院についてお知らせいたします。


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